Privacy beleid van West-Vlaamse Schaakliga m.b.t. verwerking van persoonsgegevens

West-Vlaamse Schaakliga, Prof.Jozef Vercoulliestraat 41, 8400 Oostende, neemt de bescherming van de persoonsgegevens van haar cursisten, leden, gebruikers van de website en info-aanvragers ernstig. We gaan zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Hieronder kan je lezen hoe we omgaan met je privacy.
Door je in te schrijven voor de schaaklessen of als lid van de West-Vlaamse Schaakliga, door gebruik te maken van onze website of door een infoaanvraag betreffende de werking van de West-Vlaamse Schaakliga, word je geacht dit privacy beleid te hebben gelezen, het te begrijpen en ermee akkoord te gaan.

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat over informatie die direct over iemand gaat of die naar een bepaalde persoon te herleiden is.
Je deelt persoonsgegevens met ons als je lid bij ons bent of als je contact met ons hebt, bijvoorbeeld bij info-aanvragen.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Het gaat over de gegevens die je ons meedeelt, zowel op papieren invulformulieren als elektronisch via de website of per mail. Het gaat om je naam, je adres, je geboortedatum, je telefoonnummer of je e-mailadres.
Bij een informatie aanvraag vragen we minimale gegevens op om contact met je op te nemen teneinde de gevraagde inlichtingen te kunnen verstrekken.
Bij een inschrijving vragen we minimale gegevens om je inschrijving te kunnen verwerken, zowel administratief, financieel als organisatorisch. We vragen ook of we je nadien mogen contacteren om je te kunnen informeren over onze activiteiten.
Foto’s van de activiteiten georganiseerd door de West-Vlaamse Schaakliga, tornooien waar de West-Vlaamse Schaakliga vertegenwoordigd is en verdere activiteiten van het West-Vlaamse Schaakliga komen terecht op onze website. Hiermee gaat u akkoord dat wij de foto’s, waar u als individu online herkenbaar kunt zijn, mogen zetten op onze website ten gevolge van onze activiteiten.

3. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

De gegevens die wij verzamelen, verwerken wij voor onze administratie, het ledenbeheer, tornooien waarvoor je je inschrijft. 

Zo gebruiken wij je persoonsgegevens:

• In het kader van de voorbereiding of uitvoering van je inschrijving als lid;
• Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
• Om je te informeren of nieuwsbrieven te sturen m.b.t. schaaklessen, schoolschaaklessen, schoolschaaktornooien, evenementen en initiatieven van onze club.
• Op tornooien zijn wij telkens verplicht deze gegevens te delen met de daarbij betrokken instantie.
• Uw naam en voornaam komen te staan op de officiële website van de KBSB (Schaakbond), VSF (Vlaamse Schaakfederatie) en de West-Vlaamse Schaakliga. Mits uw toestemming kan daar ook een profielfoto aan toegevoegd worden als u daar mee instemt.

4. Met wie delen we je persoonsgegevens?

We geven je informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van onze groep.
De persoonsgegevens die je ons meedeelt, worden opgenomen en verwerkt in de databestanden van West-Vlaamse Schaakliga, ADRES?, die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens.
Je gegevens zijn ook toegankelijk voor Vlaamse schaakliga en Belgische Schaakbond.

5. Hoe zorgen we voor deze persoonsgegevens?

We doen grote inspanningen om je persoonsgegevens en privacy te beschermen  
We slaan je persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook.
Bovendien gebruiken wij allerlei algemeen aanvaarde technische maatregelen en technieken die overeenstemmen met de huidige technologische ontwikkelingen om je persoonsgegevens te beschermen.
Moest er zich een gegevenslek voordoen met gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als lid persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene procedure.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen.
Dit is minstens de duurtijd van de inschrijving en de nodige tijd nadien om bijvoorbeeld onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhoudkundige en fiscale).
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.
Bepaalde gegevens kunnen gedurende een periode worden gebruikt om je op de hoogte te houden van tornooien en schaaklessen tenzij je volgens de hierna beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.

7. Je rechten en hoe je deze kan uitoefenen

1° Je hebt recht op inzage over de gegevens die we over je verzamelen
Wil je inzage in de gegevens die we over jou verwerkt hebben, laat het ons dan weten per mail. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens bezorgen we je dan binnen de 30 dagen een overzicht geven van je gegevens.

2° Je hebt recht op aanpassing
Merk je dat er fouten of onvolledigheden staan in de gegevens die we over jou verwerkt hebben, dan kan je gebruik maken van je ‘Recht op correctie’. Het volstaat ons dit per mail te laten weten. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens doen we dan binnen de 30 dagen de nodige aanpassingen en bezorgen we je hiervan een overzicht.

3° Je hebt recht om je voorkeuren aan te passen
We houden je regelmatig op de hoogte van tornooien per mail. Wil je dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en e-mail staat een link waarmee je je direct kan afmelden of je voorkeuren aanpassen.

4° Je hebt recht op schrapping
Wens je volledig uit onze databestanden te worden geschrapt? Dan kan je ons een mail sturen en zorgen wij ervoor dat je gegevens volledig gewist  (als je nooit lid was bij ons of schaakles hebt gevolgd) of gearchiveerd (als je wel ingeschreven was voor schaaklessen, of als lid, om in dat geval te voldoen aan boekhoudkundige en wettelijke voorschriften).

5° Je hebt recht op verzet
Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen (tenzij wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van je inschrijving voor een schaaktornooi) of tegen het gebruik ervan voor commerciële doeleinden.

6° Je hebt recht een klacht in te dienen
Indien je van oordeel bent dat je rechten met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens  geschonden zijn, kan je klacht indienen bij de Privacycommissie.